Un colloque hybride accueille deux publics : celui de la salle et celui qui suit à distance. Le second subit le moindre défaut de son, d'image ou de connexion. Ce guide détaille ce qu'il faut vérifier pour que l'expérience soit correcte des deux côtés.
Décider de ce qui est diffusé
Diffuse-t-on tout ou seulement les séances plénières ? Avec ou sans questions ? Avec enregistrement ? Ces choix déterminent le nombre de caméras, de micros et le budget. Informez les intervenants et obtenez leur accord.
Soigner le son avant l'image
Un son clair compte plus qu'une image haute définition. Prévoyez des micros pour les intervenants et la salle, et un retour pour l'intervenant à distance. Testez avec une personne qui écoute depuis l'extérieur.
Dimensionner la connexion
Calculez le débit montant nécessaire pour les flux envoyés, avec une marge. Préférez une liaison filaire dédiée et séparée du réseau du public. Faites un test de charge la veille.
Organiser les échanges à distance
Désignez une personne qui lit les questions posées en ligne. Précisez les règles : prise de parole, chat, durée. Les intervenants à distance doivent connaître l'heure locale et la date de leur session.
Stocker, sous-titrer, publier
Calculez le volume des enregistrements et prévoyez deux copies. Estimez le temps de transcription ou de sous-titrage. Obtenez les autorisations de diffusion avant de publier.
Informer les participants à distance
Envoyez le lien, l'heure locale, les consignes de connexion et un contact avant l'événement. Proposez un test technique la veille. Un participant à distance bien préparé se connecte plus vite et pose de meilleures questions.
Respecter les droits et les données
Informez les personnes filmées, demandez l'accord des intervenants pour la diffusion et la mise en ligne, et précisez la durée de conservation. Pour les images du public, prévoyez une information visible à l'entrée.
Les erreurs fréquentes
Se concentrer sur l'image et négliger le son, tester seul sans écouteur extérieur, ou partager le wifi du public pour diffuser. Autre piège : oublier que l'intervenant à distance ne voit pas la salle. Prévoyez un écran de retour et une personne qui le représente en salle.
En résumé : décidez de ce qui est diffusé, soignez le son, dimensionnez la connexion, animez les échanges à distance et respectez les droits. L'expérience des spectateurs à distance dépend de ces préparatifs.
Liste de contrôle avant de décider
- Le périmètre de diffusion est décidé
- Le son est testé depuis l'extérieur
- Le débit montant est calculé avec marge
- Une personne gère les questions en ligne
- Les autorisations de diffusion sont recueillies
Questions fréquentes
Faut-il un technicien dédié ?
Oui, dès que la diffusion dépasse une caméra. Une personne dédiée évite que l'organisateur ne soit pris par la technique.
Quelle plateforme choisir ?
Choisissez en fonction du nombre de spectateurs, des fonctions de questions et de l'accessibilité, et testez-la avant.
Que faire en cas de coupure de la connexion ?
Prévoyez une connexion de secours, par exemple un partage de connexion depuis un téléphone, et annoncez l'incident dans le chat.
Ce guide présente des principes généraux d'organisation et ne note ni ne recommande aucun site de l'annuaire. Les règles de sécurité et les règles juridiques sont à vérifier auprès de l'exploitant du lieu, de votre assureur et des sources officielles avant toute démarche.
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Ouvrir la catégorieOutils utiles pour ce dossier
- 📡Débit nécessaire pour un colloque hybrideDébit montant à prévoir en salle et volume reçu à distance
- 💾Stockage d'une captation vidéoVolume en Go et nombre de disques
- 💬Durée de transcription et de sous-titrageHeures de travail et coût selon le tarif saisi