L'appel à communications est la vitrine du colloque et son premier contrat avec les auteurs. Un appel flou attire des propositions hors sujet et alourdit le travail du comité. Ce guide détaille les éléments à écrire et le calendrier à tenir.
Formuler le thème et les axes
Énoncez le thème en quelques phrases, puis listez trois à six axes. Donnez des exemples de questions bienvenues et indiquez ce qui sort du cadre. Plus le thème est précis, moins vous recevrez de propositions inadaptées.
Préciser les formats acceptés
Communication orale, poster, atelier, table ronde : décrivez chaque format avec sa durée, sa longueur de résumé et ses consignes. Indiquez la langue de présentation et si une version à distance est possible.
Annoncer des critères d'évaluation
Dites comment les propositions seront évaluées : pertinence, originalité, clarté, méthode. Précisez si l'évaluation est anonyme et combien de relecteurs liront chaque proposition. Cette transparence rassure les auteurs.
Fixer un calendrier réaliste
Prévoyez la date limite de soumission, la date de réponse, la date d'envoi de la version finale et l'ouverture des inscriptions. Laissez aux relecteurs le temps de travailler : calculez leur charge avant de fixer la date de réponse.
Écrire les consignes de soumission
Indiquez le lien ou l'adresse de dépôt, le format du fichier, le nombre de mots, les informations à fournir sur les auteurs. Prévoyez un accusé de réception et un contact en cas de difficulté.
Diffuser l'appel au bon endroit
Envoyez l'appel aux listes de diffusion des disciplines concernées, aux sociétés savantes, aux laboratoires et aux réseaux sociaux professionnels. Relancez avant la clôture, avec un message court qui renvoie vers la page complète.
Répondre aux auteurs
Envoyez un accusé de réception, répondez aux questions rapidement et gardez un tableau de suivi des propositions. Un auteur bien accompagné se désiste moins et recommande le colloque.
Les erreurs fréquentes
Écrire un thème trop vaste, ne pas fixer de limite de longueur, ou annoncer des dates incompatibles avec la charge du comité. Autre piège : oublier d'indiquer la langue et le format de la version finale. Faites relire l'appel par un collègue extérieur à l'organisation avant de le diffuser.
En résumé : un thème précis, des formats décrits, des critères publiés, un calendrier réaliste et des consignes claires. Un bon appel simplifie le travail de tous, des auteurs aux relecteurs.
Liste de contrôle avant de décider
- Le thème et les axes sont précis
- Chaque format a sa durée et ses consignes
- Les critères d'évaluation sont publiés
- Les dates sont compatibles avec la charge du comité
- Un contact est indiqué pour les questions
Questions fréquentes
Quand lancer l'appel ?
Laissez plusieurs mois entre la clôture et le colloque : pour un grand colloque, beaucoup plus que pour une journée d'étude.
Faut-il prolonger la date limite ?
Une prolongation unique et annoncée tôt est acceptable. Plusieurs reports abîment la crédibilité.
Faut-il publier les actes ?
C'est un choix éditorial. Précisez dans l'appel si les textes seront publiés, où et selon quels délais.
Ce guide présente des principes généraux d'organisation et ne note ni ne recommande aucun site de l'annuaire. Les règles de sécurité et les règles juridiques sont à vérifier auprès de l'exploitant du lieu, de votre assureur et des sources officielles avant toute démarche.
🏆 Prêt à chercher ? Parcourez les 15 sites de la rubrique Trophées et remises de prix.
Ouvrir la catégorieOutils utiles pour ce dossier
- 📬Taux d'acceptation d'un appelPropositions à retenir en tenant compte des désistements
- 📚Charge de relecture du comitéRelectures par personne et heures mobilisées
- 📆Jours ouvrés avant le colloqueJours calendaires, jours ouvrés et fériés avant la date