La restauration structure la journée et pèse lourd dans le budget. Trop peu, et les files s'allongent ; trop, et le gaspillage coûte. Ce guide aide à estimer les quantités, à poser les bonnes questions au traiteur et à gérer les régimes alimentaires.
Partir des présents, pas des inscrits
Le nombre de repas à commander se base sur les présents attendus, non sur les inscrits. Estimez un taux de présence d'après vos éditions passées et ajoutez une petite marge. Confirmez le nombre définitif avec le traiteur dans le délai qu'il impose.
Estimer les boissons chaudes
Le café se calcule à partir du nombre de pauses, des tasses par personne et de la contenance. Le matin, la consommation est plus forte. Prévoyez du thé, de l'eau et une boisson froide sans sucre.
Recueillir les régimes à l'inscription
Une question dans le formulaire permet d'obtenir les régimes et les allergies. Transmettez la liste au traiteur et exigez un étiquetage clair des plats. Une alternative végétarienne doit toujours exister.
Lire un devis ligne par ligne
Comparez les prestations au même périmètre : service, vaisselle, nappage, personnel, taxes. Demandez ce qui est inclus pour la mise en place et le débarrassage. Un prix par personne n'a de sens qu'avec le détail.
Réduire le gaspillage
Convenez à l'avance de la reprise ou du don des surplus possibles. Servez en plusieurs vagues plutôt qu'en une seule grande mise en place. Observez ce qui reste et notez-le pour l'édition suivante.
Organiser le service pour éviter les files
Répartissez les points de service dans la salle, prévoyez des tables hautes et du personnel pour regarnir. Un service en deux endroits réduit nettement l'attente et laisse plus de temps aux échanges.
Penser à la vaisselle et aux déchets
Vaisselle réutilisable ou jetable, tri des déchets, reprise par le traiteur : décidez à l'avance et affichez des consignes claires. Ce choix pèse sur le budget autant que sur l'image du colloque.
Les erreurs fréquentes
Compter sur le nombre d'inscrits plutôt que de présents, oublier les régimes spéciaux, ou laisser un seul point de service pour une salle entière. Autre écueil : accepter un devis sans connaître les frais annexes. Demandez le total toutes taxes comprises et la liste exacte de ce qui est inclus.
En résumé : partez des présents, recueillez les régimes, lisez le devis en détail et organisez le service pour éviter les files. La restauration est un poste de budget et un moment d'échange à la fois.
Liste de contrôle avant de décider
- Les quantités partent des présents attendus
- Le formulaire demande régimes et allergies
- Le devis est détaillé et comparable
- Une option végétarienne est prévue
- Le sort des surplus est convenu
Questions fréquentes
Combien de temps avant confirmer le nombre de repas ?
Le traiteur fixe une date limite ; demandez-la à la signature du devis.
Faut-il prévoir une marge ?
Une marge de quelques pour cent évite d'être à court, mais coûte en cas d'absences. Ajustez-la avec vos données.
Que prévoir pour les personnes allergiques ?
Un étiquetage clair de chaque plat et un contact au sein de l'équipe du traiteur qui connaît la composition des préparations.
Ce guide présente des principes généraux d'organisation et ne note ni ne recommande aucun site de l'annuaire. Les règles de sécurité et les règles juridiques sont à vérifier auprès de l'exploitant du lieu, de votre assureur et des sources officielles avant toute démarche.
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Ouvrir la catégorieOutils utiles pour ce dossier
- ☕Café et thermos pour les pausesLitres de boissons chaudes et nombre de thermos
- 🥂Pièces pour un cocktail de réceptionNombre de pièces, répartition salé et sucré
- 👥Participants réellement présentsPasser des inscrits aux présents attendus